Чи треба касовий апарат підприємцю у 2026 році та за яких обставин?
Чи потрібен ФОП касовий апарат, залежить від групи оподаткування, виду діяльності та того, як клієнти розраховуються за товари чи послуги. За порушення правил використання РРО або ПРРО підприємцям загрожують штрафи.
«18000» разом із головною бухгалтеркою компанії «Свої» Оленою Білушенко пояснюють, кому з ФОП потрібен РРО або ПРРО, у чому між ними різниця, коли можна працювати без касового апарата та як видавати чеки. А також – яких помилок уникати, щоб не отримати штраф.
Зміст:
- Кому з ФОП потрібен РРО або ПРРО у 2026 році?
- Які штрафи за роботу без РРО або ПРРО?
- РРО та ПРРО: у чому різниця?
- Чи потрібен РРО ФОП 1, 2, 3 та 4 групи?
- Чи потрібен РРО при оплаті на IBAN або карткою
- Чи потрібен РРО при наданні послуг
- РРО та ПРРО для інтернет‐магазину
- Як зареєструвати ПРРО
- Як працювати з ПРРО та видавати чеки
- Які сервіси ПРРО можна використовувати
- Поширені запитання про РРО та ПРРО
- Курс «Сам собі ФОП»
Кому з ФОП потрібен РРО або ПРРО у 2026 році?
Касовий апарат потрібен не кожному підприємцю. Головне — як ФОП приймає оплату від клієнтів.
- Якщо покупець розраховується готівкою або карткою, ФОП зобов’язаний провести оплату через РРО або ПРРО та видати фіскальний чек. Це правило стосується ФОП II–IV груп та підприємців на загальній системі оподаткування, – розповідає бухгалтерка Олена Білушенко.
Водночас є винятки. ФОП I групи можуть працювати без РРО/ПРРО. Також каса не потрібна для операцій, коли покупець переказує гроші безпосередньо на поточний рахунок ФОП за його реквізитами IBAN.
| Як клієнт платить ФОП | Чи потрібен РРО/ПРРО |
|---|---|
| Готівкою | Так |
| Карткою через POS‐термінал | Так |
| Карткою через інтернет‐еквайринг | Так |
| Переказом на поточний рахунок ФОП за IBAN | Ні, для такої операції |
Окремий виняток діє для ФОП I групи – вони можуть працювати без РРО/ПРРО, якщо дотримуються умов перебування на цій групі.
Які штрафи за роботу без РРО або ПРРО?
Для податкової важливий не лише сам факт наявності чека, а й те, чи підтверджує він операцію у тому вигляді, як цього вимагає закон.
Санкції нараховуються залежно від вартості товарів (послуг), реалізованих з порушенням:
- 100 % – за перше порушення;
- 150 % – за кожне наступне.
- Коли йдеться про перевірку, податкова зазвичай враховує кілька речей одночасно: чи є зареєстрований РРО або ПРРО, чи правильно проведено суму, чи видано чек покупцю, чи відповідає чек обов’язковим реквізитам, а також чи виконує продавець вимоги щодо способу приймання оплати, – пояснює бухгалтерка.
Найпоширеніші підстави для застосування штрафу:
- проведення розрахунків без зареєстрованого РРО або ПРРО;
- проведення розрахунків не на повну суму вартості товару чи послуги;
- невидача покупцю розрахункового документа;
- видача документа, який не відповідає встановленій формі та змісту.
Тому штрафний ризик часто виникає не через один великий збій, а через сукупність дрібних операційних помилок.
РРО та ПРРО: у чому різниця?
РРО (реєстратор розрахункових операцій) – фізичний касовий апарат. ПРРО – його програмний аналог: каса працює на телефоні, планшеті або комп’ютері. Обидва фіксують продаж і дають змогу видати покупцеві фіскальний чек.
Тобто ПРРО для ФОП виконує ту саму основну функцію, що й звичайний касовий апарат, але не потребує окремого касового пристрою.
Чи потрібен РРО ФОП 1, 2, 3 та 4 групи
Обов’язок використовувати касовий апарат залежить, зокрема, від групи ФОП та способу, яким підприємець приймає оплату.
Чи потрібен РРО ФОП 1 групи
ФОП першої групи можуть не використовувати РРО або ПРРО. Це стосується підприємців, які дотримуються умов роботи на першій групі. До неї можуть належати ФОП без найманих працівників, які продають товари вроздріб із торговельних місць на ринках та/або надають побутові послуги населенню.
Якщо підприємець змінює формат роботи або починає займатися діяльністю, яка не відповідає умовам першої групи, потрібно перевірити, чи може він надалі залишатися на цій групі та працювати без РРО/ПРРО.
Чи потрібен РРО ФОП 2 групи
ФОП другої групи потрібен РРО або ПРРО, якщо він здійснює розрахункові операції. Наприклад, приймає від клієнтів готівку, оплату банківською карткою через POS‐термінал або інтернет‐еквайринг.
Це правило не залежить від розміру доходу підприємця.
Водночас касовий апарат потрібен не для кожного способу отримання коштів. Наприклад, якщо покупець переказує гроші безпосередньо на поточний рахунок ФОП за реквізитами IBAN, така операція не потребує застосування РРО/ПРРО.
Чи потрібен РРО ФОП 3 групи
Для ФОП третьої групи діють ті самі основні правила, що й для другої групи: якщо підприємець здійснює розрахункові операції, він має використовувати РРО або ПРРО.
Тобто при оплаті готівкою, карткою через POS‐термінал або інтернет‐еквайринг за загальним правилом потрібно сформувати фіскальний чек. Якщо ж клієнт здійснює звичайний банківський переказ на поточний рахунок ФОП за реквізитами IBAN, РРО/ПРРО для такої операції не потрібен.
Чи потрібен РРО ФОП 4 групи
ФОП четвертої групи — це підприємці, які працюють у сфері сільського господарства та відповідають вимогам для перебування на цій групі єдиного податку. Саме перебування на IV групі не звільняє ФОП від застосування РРО/ПРРО. Якщо підприємець здійснює розрахункові операції, за загальним правилом він має їх фіскалізувати.
Водночас для сільгоспвиробників можуть діяти винятки залежно від того, що, де та яким способом вони продають.
Чи потрібен РРО при оплаті на IBAN або карткою
Коротко – ні. Якщо ФОП надає покупцеві реквізити свого поточного рахунку у форматі IBAN, а покупець самостійно переказує на нього кошти, РРО/ПРРО для такої операції не потрібен. Це стосується, наприклад, переказу з рахунку покупця на рахунок ФОП або внесення грошей через касу банку.
- Важливо не плутати номер банківської картки ФОП та IBAN його поточного рахунку. Якщо підприємець дає клієнту номер платіжної картки для оплати товару чи послуги, податкова вважає таку операцію розрахунковою – для неї потрібен РРО/ПРРО, – зауважує фахівчиня Олена Білушенко.
Чи потрібен РРО при наданні послуг?
Не завжди. Підприємці можуть не використовувати РРО/ПРРО, якщо приймають оплату за послуги через банківські системи дистанційного обслуговування або сервіси переказу коштів: LiqPay, iPay, WayForPay, EasyPay тощо.
На продаж товарів цей виняток не поширюється.
РРО та ПРРО для інтернет‐магазину
Для інтернет‐магазинів в Україні обов’язкове застосування РРО або ПРРО при отриманні оплати за допомогою банківських карток на сайті, через еквайринг або післяплатою (накладений платіж). Чек має бути сформований та переданий покупцю в електронній або паперовій формі на повну суму покупної операції.
Коли потрібен чек РРО/ПРРО в e‐commerce?
- Оплата на сайті. Обов’язкова фіскалізація в момент проведення транзакції через платіжні системи (WayForPay, LiqPay тощо).
- Післяплата. Чек формується продавцем товару у момент отримання коштів від кур’єрської служби чи поштового оператора (якщо пошта діє як комісіонер/посередник з приймання платежів).
- Готівка або картка кур’єру. При доставці кур’єром з розрахунком на місці.
Коли РРО/ПРРО можна не застосовувати?
- Класичний банківський переказ (IBAN). Якщо клієнт оплачує за реквізитами через касу банку, мобільний застосунок (наприклад, Приват24 чи Monobank) як звичайний переказ на розрахунковий рахунок ФОП (не картку).
- Послуги без матеріального товару. За умови оплати тільки через систему дистанційного банкінгу.
Як зареєструвати ПРРО
Працювати з ПРРО можна лише після попередньої реєстрації. Підприємець реєструє ПРРО та подає до органу контролю заяву (форма №1‐ПРРО).
Окрема форма існує для повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів – № 5‐ПРРО. У повідомленні зазначають кожну особу – ФОП або касира, чий кваліфікований електронний підпис використовуватиметься для роботи з касою.
Проводити розрахункові операції можна лише після внесення даних про сертифікати до Реєстру ПРРО: без цього неможливо ні відкрити зміну, ні підписати чек. Таке повідомлення подається один раз і підпис для ПРРО діє протягом строку дії самого електронного ключа чи печатки.
Бланки для форм можна завантажити ТУТ.
Що перевірити після першої реєстрації РРО/ПРРО
- Найбільше помилок виникає на старті. Якщо при реєстрації реквізити введені з помилкою, вони потрапляють у кожен наступний чек. Тому одразу після реєстрації ПРРО, ще до першого продажу, звірте основні реквізити, – наголошує пані Білушенко.
| Що перевірити? | На що звернути увагу? |
|---|---|
| Податковий номер ФОП чи юрособи | Реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП). Для платників ПДВ – ще й індивідуальний податковий номер (ІПН). |
| Найменування ФОП (ПІБ) чи юрособи | Прізвище, ім’я та по батькові підприємця – без помилок та назву юридичної особи за реєстраційними даними. |
| Назва господарської одиниці | Має відповідати назві торгової точки. |
| Адреса господарської одиниці | Повна й актуальна (з урахуванням перейменування вулиць). |
| Дата й час | Година, хвилина та секунда відповідають фактичним. |
| Назва товару чи послуги та код | При першому внесенні нової позиції назва, ціна та кількість мають підтягуватися в чек згідно з вашою номенклатурою й ціновою політикою. Для підакцизних товарів (алкоголь, тютюн) у чеку обов’язковий код УКТ ЗЕД. |
| Форма оплати | Готівкова чи безготівкова форма розрахунку зазначена правильно. |
| Засіб оплати | Новий обов’язковий реквізит чека з 1 березня 2025 року – конкретний засіб оплати: готівка, платіжна картка тощо. |
| Решта | Новий реквізит чека з 1 березня 2025 року: «РЕШТА» зазначають лише, якщо вона потрібна, якщо ж дорівнює нулю – поле можна не заповнювати. |
| Ліміт готівкових розрахунків | Готівкою з однією фізичною особою – не більше 50 000 грн за день. Суму понад ліміт проводять у безготівковій формі (переказ із рахунку на рахунок або платіжна картка). |
Як працювати з ПРРО та видавати чеки
Зміну відкриває той, хто безпосередньо проводить розрахунки – ФОП або касир. Відбувається це під час першого продажу за день. Спеціальної кнопки не існує: зміна стартує тоді, коли касир заходить у програму й проводить першу операцію.
Продаж фіскалізують у момент отримання оплати, а не накопичують для проведення згодом. На кожну операцію ПРРО формує фіскальний чек, який має містити всі обов’язкові реквізити:
- найменування й податковий номер ФОП;
- назву товару чи послуги, кількість і ціну;
- загальну суму та форму оплати;
- фіскальний номер ПРРО з позначкою «ФН ПРРО» (номер самої програмної каси);
- дату й час операції;
- позначку режиму онлайн/офлайн;
- QR‐код для перевірки чека на сервері ДПС і напис «ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК».
- Чек, у якому бракує хоча б одного обов’язкового реквізиту, не визнається розрахунковим документом. Під час перевірки це прирівнюють до невиданого чека з відповідними наслідками, – розповідає бухгалтерка Олена Білушенко.
Які сервіси ПРРО можна використовувати
На ринку є державні та комерційні програмні рішення для роботи з ПРРО. Серед них:
- Checkbox - програмний РРО для формування фіскальних чеків. Має вебкабінет, застосунок та можливості інтеграції з іншими системами;
- Вчасно.Каса – програмний РРО для проведення розрахункових операцій і формування електронних чеків. Працює через вебверсію та застосунки.
- Cashalot - програмний РРО для фіскалізації продажів. Передбачає роботу з касовими операціями та електронними чеками.
- СОТА Каса – сервіс для проведення розрахункових операцій через ПРРО та формування фіскальних чеків.
- ПРРО від ДПС – безоплатне програмне рішення Державної податкової служби для реєстрації розрахункових операцій і формування фіскальних чеків.
- Каса від ПриватБанку - банківське рішення, інтегроване в еквайринг та застосунки для бізнесу.
Поширені запитання про РРО та ПРРО
- Чи потрібен РРО ФОП без найманих працівників?
Залежить від групи ФОП та способу оплати. Наприклад, ФОП першої групи не застосовують РРО/ПРРО, якщо дотримуються умов роботи на цій групі. ФОП II–IV груп без працівників мають використовувати РРО/ПРРО, якщо здійснюють розрахункові операції, наприклад приймають готівку чи оплату карткою
- Чи потрібен РРО, якщо всі оплати надходять на IBAN?
Ні, якщо ФОП приймає оплату тільки на свій поточний рахунок за реквізитами IBAN, РРО або ПРРО для таких операцій не потрібен. Податкова служба пояснює, що така оплата є банківською операцією, а не розрахунковою, яку потрібно проводити через касу.
- Чи потрібен РРО при оплаті через термінал?
Так, якщо покупець розраховується банківською карткою, за загальним правилом потрібен РРО або ПРРО. Оплату потрібно фіскалізувати в момент розрахунку та сформувати фіскальний чек.
Водночас квитанція, яку видає POS‐термінал, не замінює фіскальний чек. Термінал проводить оплату карткою, а РРО/ПРРО реєструє продаж у податковій системі.
- Чи потрібен РРО при оплаті карткою через інтернет?
Так, за загальним правилом потрібен. Якщо покупець оплачує товар або послугу банківською карткою онлайн, зокрема через інтернет‐еквайринг або платіжний сервіс, ФОП має провести таку операцію через РРО/ПРРО та надати фіскальний чек.
Виняток — переказ безпосередньо на поточний рахунок ФОП за реквізитами IBAN.
- Чи можна використовувати ПРРО замість касового апарата?
Так. ПРРО може повністю замінити звичайний касовий апарат (РРО). Підприємець сам обирає, що використовувати для розрахунків: фізичний касовий апарат або програму на смартфоні, планшеті чи комп’ютері.
- Чи можна встановити ПРРО на телефон?
Так. ПРРО можна використовувати на смартфоні, планшеті, комп’ютері або іншому пристрої з операційною системою та доступом до інтернету.
- Чи потрібно видавати паперовий чек при використанні ПРРО?
Ні, паперовий чек не обов’язковий. ПРРО дозволяє надати покупцеві фіскальний чек в електронній формі – наприклад, надіслати його на номер телефону чи електронну пошту або показати QR‐код на екрані пристрою, з якого покупець зможе отримати чек. Головне – надати покупцеві розрахунковий документ на повну суму операції.
- Який штраф за невиданий чек у 2026 році?
За перше порушення передбачено 100 % штрафу від вартості товару або послуги. За кожне наступне – 150 %.
- Чи потрібен РРО або ПРРО інтернет‐магазину?
Так, зокрема якщо покупці розраховуються банківською карткою на сайті. У такому разі інтернет‐магазин має провести оплату через РРО/ПРРО та надати покупцеві фіскальний чек.
ПРРО не потрібен для оплати, яку покупець самостійно переказує безпосередньо на поточний рахунок ФОП за реквізитами IBAN. Якщо магазин приймає різні види оплати, через РРО/ПРРО потрібно проводити ті операції, для яких він обов’язковий.
Курс «Сам собі ФОП»
Команда SVOYI, що надає бухгалтерські послуги в Черкасах
Розібратися з усією необхідною інформацією підприємцю допоможуть у черкаській компанії «SVOYI». Для новачків у бізнесі пропонують курс «Сам по собі ФОП».
Що передбачає курс:
- пояснення основ ФОПу;
- навчання, як сплачувати податки та подавати звітність;
- навчання самостійної роботи без бухгалтера;
- розуміння роботи підприємця з працівниками;
- як вести бізнес онлайн.
Під час курсу підприємець отримує шаблони договорів, актів, календар ФОП, чек‐листи та підтримку у чаті з фахівцями компанії «Свої». Телефонуйте, щоб долучитися до курсу, 0966341617 або звертайтеся за цим номером у телеграмі чи вайбері.
Реклама
Зв’яжися з нами. Інформацію про рекламний відділ «18000» знайдете ТУТ.