Перехід на електронний документообіг дає змогу значно прискорити та спростити процеси, пов’язані з опрацюванням, узгодженням і підписанням документів у компаніях. З електронним документообігом бізнеси отримують можливість працювати з документами в будь-який час і з будь-якого пристрою.
Підготовка до впровадження
Для успішного переходу необхідно виконати кілька ключових кроків:
- Призначити відповідального співробітника за впровадження та контроль процесу цифровізації документів у компанії.
- Отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП) для всіх співробітників, які працюють з документами, в акредитованому центрі сертифікації.
- Розробити внутрішні регламенти використання КЕП і ведення електронного документообігу.
- Провести навчання персоналу роботі з системою Star.Docs.
- Повідомити партнерів про перехід на електронний документообіг і внести відповідні зміни до договорів.
Після виконання цих кроків можна працювати в системі. Київстар забезпечує технічну підтримку на всіх етапах впровадження.
Функціональні можливості системи
Star.Docs підтримує роботу з широким спектром документів: договорами, рахунками-фактурами, актами виконаних робіт, накладними, довіреностями та офіційними листами. Система дає змогу:
- Створювати і завантажувати документи будь-яких форматів з можливістю швидкого пошуку по архіву та організації структурованого зберігання.
- Налаштовувати маршрути узгодження документів між співробітниками та відділами з контролем термінів на кожному етапі.
- Обмінюватися юридично значущими документами з партнерами в електронному форматі, заощаджуючи час на доставці.
- Зберігати всі документи в захищеному хмарному сховищі з можливістю створення резервних копій.
Це дає змогу істотно прискорити процеси узгодження та підписання документів, а також забезпечити надійне зберігання всієї документації.
Практичне використання
Робота в системі Star.Docs починається з реєстрації компанії та отримання доступу до особистого кабінету. Київстар пропонує кілька тарифних планів з різним набором функцій — від базового пакета для невеликих компаній до розширених рішень для великого бізнесу.
Для початку роботи достатньо:
- Зареєструватися в системі через КЕП або за реквізитами компанії.
- Завантажити документ або створити його безпосередньо в системі.
- Надіслати файл на підпис партнеру або колезі.
Система доступна цілодобово через веб-інтерфейс і мобільні додатки для iOS та Android. Усі документи зберігаються в захищеному хмарному сховищі з розмежуванням прав доступу.
Електронний документообіг на базі Star.Docs допомагає бізнесу оптимізувати витрати і прискорити роботу з документами. При цьому всі електронні документи мають таку саму юридичну силу, як і паперові, згідно із законодавством України.
*Реклама
